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龍煤鶴崗物資部:抓關鍵 求實效 助推信息化建設快速發展

發布時間:2013/7/3

加快信息化建設,是現代物流企業實現良性發展的重要途徑。為深入貫徹落實龍煤集團“大經營、大物流、大服務”指導方針,近年來,鶴崗分公司物資供應部堅持以保供服務為中心,在不斷增強保供服務能力,細化管理措施的同時,審時度勢,認真謀劃,銳意創新,大力推進信息化建設,為和諧物流企業建設持續健康發展提供了可靠保證。

一、  把握方向,提高信息化建設的針對性

信息化建設,對我們鶴崗分公司物資供應部,是個老課題,但也是一個新任務。之所以這樣講,主要是因為在信息化建設上,始終從未間斷,從未止步。其呈現的“三個” 特點也尤為突出。第一,起步較早。1993年開始研發了第一套物資管理系統,基本能夠完成物資核算和報表功能。第二,成效明顯。2003年對物資管理系統進行全面升級,實現了從核算功能向管理功能的轉變。2011年重新梳理業務流程,實施了用友NC5.6管理軟件,著力加強管控能力,實現全業務流程的閉環管理。2012年以用友管理軟件為基礎平臺開發并實施了井區核算和井區超市,進一步將軟件的管理范圍向生產領域延伸。第三,目標明確。2011年末,針對各分子公司信息化建設不同步的狀態,龍煤物流公司站高望遠,提出了建立集團統一物流管理軟件的要求。由此,我們認識到,只有克服固步自封思想,盡快把自身現行物資管理系統融入到龍煤物流公司大系統當中,推動集團化的統一管理,實現數據共享,進而提升龍煤物流整個行業信息化發展水平,才是我們信息化建設的首要任務和必由之路。

二、明確任務,提高信息化建設的科學性

2012年末物流公司著手集團統一的物流軟件的調研和開發工作,2013年1月份開始實施龍煤物流系統供應鏈管理軟件。在這樣大的背景下,我們鶴崗分公司物資供應部按照龍煤物流公司總體安排部署,重點在以下“四個”方面下功夫。一是統一思想認識,強化組織領導。我們充分認識到集團物資系統信息化整合工作,是促進流程優化、提高效率、科學決策、有效服務的重要手段。為此,成立了部經理為負責人的項目實施小組,其他領導按照業務分工各負其責,業務管理部負責總體協調工作,信息管理部負責具體培訓和實施工作,要求各業務部門和單位作為成員,按照集團規劃的進度按時完成各項工作。二是集思廣議,積極配合。在龍煤物流軟件開發調研期間,我們多次召開專題會議,認真梳理業務需求。抽調骨干人員積極參與,為軟件系統和流程設計獻計獻策。三是確定方案,穩步推進。2013年1月份軟件系統正式實施前,我們專題召開會議研究實施方案,經過認真論證對人員接受能力、培訓效果、軟件系統實施謹慎評估后,確定了“直接上線,取消新老系統并行”的實施方案。四是溝通協調,及時反饋。由于集團各分公司供應系統軟件和業務流程,由各分公司自行規劃,各分公司在管理方法和流程細節上存在差異,這也給集團的軟件開發和實施帶來不小的難度。我們在軟件開發初期和實施過程中,積極與集團項目組進行溝通,虛心學習兄弟單位的先進經驗,通過進一步優化業務流程。在軟件系統存在問題反饋的環節上,我們本著“實事求是,一切從工作出發,一切為了工作”的原則,在發現問題的第一時間及時反饋到集團項目開發組。并定期對未解決的問題進行分類匯總,按照緩、急程度和重要性進行梳理和上報,為項目開發人員解決問題的時間排序上提供參考依據。

三、多措并舉,提高信息化建設的規范性

用友NC5.7系統,是典型的集采->分收->集結業務類型的大型集團化管理軟件,與鶴崗分公司原有的NC5.6系統在功能和流程上存在著較大差異。為了確保新軟件的順利實施,我們采取多種方式開展了大量的培訓工作。一是進行全面培訓。采取全員參與講大課的方式,由用友軟件的實施顧問,講解軟件的整體架構及各項業務模塊的具體功能。二是進行分崗位培訓。為了確保培訓的效果,對業務員、保管員、采購員、質檢員等采取分崗位、分工種講小課的方式,由用友軟件的實施顧問及信息化人員,有針對性的分批次培訓具體業務模塊。三是進行重點培訓。由用友軟件實施顧問對我們信息化管理人員進行強化培訓,同時,每個煤礦培訓一名系統管理員,能夠完成本單位日常管理工作,指導業務人員操作,處理一些簡單問題。在進行多種培訓的基礎上,我們適時進行現場跟蹤指導。前期培訓工作完成后,部分功能上的難點,業務人員計算機水平和理解能力存在的差異,也會對軟件的使用和業務運行造成阻礙。針對這一情況,我們聘請實施顧問、選派信息管理人員到使用現場,逐一問題解決,逐一人員講解,將問題處理在發生初期,保障了整體業務運行的流暢。

四、循序漸進,提高信息化建設的實效性

為信息化建設取得實效,我們遵循信息化建設及管理的內在規律,主要采取了“五步漸進”法。一是調整計劃價。2012年末,根據集團統一的計劃單價,制定了包括自結物資的鶴崗分公司計劃價格調整方案,報請分公司審批后,于2013年1月正式啟用新的計劃價格。二是規范存貨編碼。2013年系統實施過程中,根據業務及財務部門意見,為方便數據統計分析和匯總工作,對原有NC5.6系統中的存貨編碼規則進行調整,統招物資執行龍煤集團統一編碼,自結物資按照龍煤集團編碼規則重新編制。在計算機系統調整過程中,集團給予大力支持,協調用友軟件公司,派出開發人員專項負責此項工作。三是理順財務核算。財務部門根據新的存貨分類規則,在征得分公司財務管理部的同意后,對財務賬套和報表進行了調整。并對每月的財務簽收工作增加新老系統合并數據的業務環節。四是細化人員分工。采購部、計劃部及總倉庫,根據新的存貨分類,對相關的業務員、保管員業務分工進行了調整,對總倉庫部分物資存貨倉庫進行了相應調整。五是爭取全方位支持。在培訓和實施過程中,各煤礦供應科、機電科,在物資供應部和設備租賃站的要求下,充分認識到軟件實施工作的重要性,積極配合軟件的培訓和實施工作,在各煤礦的財務簽收過程中,也得到了各煤礦財務部門的大力支持。

信息化系統的實施,是一項龐大和復雜的系統工程,它涉及到業務、管理、財務等各個部門,實施過程包括前期調研、系統設計、業務培訓、系統試運行、正式運行、運行過程中的功能和流程改進等各個環節。在大力推進信息化建設過程中,我們得到了龍煤物流公司、鶴崗分公司有關領導的大力支持,得到了各級業務及管理部門的高度重視和有力配合,通過與軟件開發、實施單位不斷的磨合,2013年1月至今,龍煤物流系統軟件NC5.7在鶴崗分公司供應、機電系統,從物資采購計劃的提報,到煤礦物資出庫的主體業務流程,基本成功實施完成。目前,已經進入軟件細節功能排錯堵漏,和對各項業務數據進一步深掘分析階段。信息化建設的穩步發展,為我們增強保供能力和提高精細化管理水平奠定了堅實基礎。在“保供、強管、堵漏、挖潛”上取得了明顯效果,2013年1-2月份,鶴崗分公司噸煤純材料費完成50.8元,同比下降29.59元;儲備資金平均占用12843.6萬元,其中材料費占用8142.1萬元,同比下降了2414.9萬元,創歷史最低。

可以預見,隨著我們企業的發展,管理理念的提升,業務流程的優化,軟件開發和實施工作,必將越來越細化和深化。在下一步的工作中,我們有信心和決心按照龍煤物流公司的統一安排,虛心向各先進單位學習,持之以恒地把這一項工作落實到位,抓出成效,為集團的信息化工作發展、為物流企業實現發展壯大做出我們新的更大的貢獻。

 

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